Este es un documento de carácter obligatorio para las empresas, por lo que es de vital importancia conocer cada uno de los datos a incluir y los requisitos que se tienen que respetar al momento de generar la nómina, ya que son aspectos fundamentales.
La nómina es el registro financiero que corresponde a los salarios, deducciones y bonificaciones de los empleados de una empresa. Además se trata de un documento legal relativo a la remuneración de los trabajadores y a la consideración de todas las particularidades legales de compensación y retención, económica en una empresa.
Al momento de elaborar la nómina de la empresa, hay algunos aspectos que son vitales para calcular la remuneración de los empleados:
- Tipo de contrato: si es por tiempo indefinido o por tiempo determinado, además si el trabajador ejercerá su labor en jornada completa o parcial. De esto dependerá su cotización a la Seguridad Social y las retenciones de Impuestos sobre la Renta que apliquen.
- Antigüedad del empleado: esta se calcula tomando en cuenta la fecha en la que la persona comenzó sus labores en la empresa, además influye en el cálculo de los complementos salariales.
- Categoría del puesto de trabajo: de acuerdo a la posición que ocupe la persona dentro de la empresa (ingeniero, jefe administrativo, ayudante, oficial, auxiliar, etc); se definirá el salario base. Las categorías están establecidas en la Tesorería General de la Seguridad Social.
- Horas extras: son las horas que los empleados trabajan fuera de su horario habitual. Las mismas deben ser registradas en la nómina pues dan lugar a un pago extra.
- Deducciones: incluyen todas las deducciones tanto legales como las deudas que tenga el empleado con la empresa. Por ejemplo: impuestos sobre la renta, Seguridad Social, préstamo que el empleado le deba a la empresa, etc.
- Igualdad retributiva: las empresas de 50 trabajadores con una desigualdad superior al 25%, tienen obligatoriamente que justificar esto en el documento de Registro Salarial, el cual debe presentarse a la Inspectoría del Trabajo una vez al año.
¿Cómo realizar el cálculo?
Para calcular la nómina de un negocio, es preciso cumplir con los siguientes 6 pasos:
- Reunir la información sobre el trabajador
Incluir el sueldo mensual bruto del empleado, el tipo de contrato de trabajo, cuáles son los impuestos que deben aplicarse y la forma de pago (semanal, quincenal o mensual).
- Calcula el salario diario
Este número es necesario para calcular el pago, cuando se hacen abonos a la nómina en forma semanal o quincenal (si se hace mensualmente no hace falta). Para obtenerlo, hay que dividir el sueldo mensual entre 30, que son los días promedio de un mes de trabajo.
- Calcular el pago correspondiente
Se toma la cifra del salario diario y se multiplica por la cantidad de días trabajados y que deben pagarse: por ejemplo, 7 si se paga por semana y 15 si el pago se hace por quincena.
- Calcula las retenciones del Impuesto sobre la Renta (ISR)
Es preciso tener en cuenta que este descuento es proporcional al nivel del sueldo, lo que quiere decir, al que más gana más se le retiene. Para obtener el número exacto, revisa las tarifas definidas por el SAT para 2022.
- Calcula las retenciones del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS)
Éstas son las que tienen que ver con la protección a la salud del empleado, coberturas por maternidad y guardería, riesgos del trabajo, y seguro de invalidez y vida. Los patrones con cinco o más trabajadores pueden utilizar las herramientas automatizadas del Sistema Único de Autodeterminación (SUA), que proporciona el IMSS.
- Descuentos adicionales
- Créditos del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda (Infonavit).
- Anticipos de sueldos.
- Préstamos personales.
¿Cómo realizar el recibo?
Se pueden expedir recibos de nómina a través de un Proveedor Autorizado como por ejemplo Edifact, que tiene la experiencia y además cuenta con la solución “Recibos de Nómina N9000”, donde la emisión se realiza a través de un programa conector con el sistema de nómina, contabilidad o ERP de la empresa.
Este validará y certificará el Comprobante Fiscal Digital por Internet o CFDI, publicando de manera fácil y efectiva los recibos de nómina en un portal web dentro de la nube para su operación y gestión.
¿Cómo se saca la nómina en Excel?
Generar la nómina de una empresa puede ser una labor un poco compleja, pero esto dependerá del tamaño de la empresa, el tipo de profesionales que requiera contratar y la particularidad de los contratos que celebre. Para hacer una nómina en Excel y no perderse en el intento, se deben seguir 3 pasos fundamentales:
- Recoger los elementos de la nómina y comprobar las horas de trabajo
Cada semana/quincena/mes, se deben recoger los distintos datos relativos al tiempo de trabajo, ya sea el tiempo de trabajo real o las distintas ausencias.
Los responsables de las nóminas, pueden recoger la información de diferentes maneras:
- Por teléfono.
- Por correo electrónico y
- En un documento de Excel, etc.
- Calcular a partir del salario base bruto
Una vez que se han recogido todos los elementos de retribución, se puede proceder a los distintos cálculos en Excel, relacionados con:
- Horas extras.
- Bonificaciones.
- Indemnizaciones por finalización de contrato.
- Paga por vacaciones, etc.
Una vez determinada toda la información a incluir y habiendo aplicado todas las retenciones necesarias, se puede contar con una plantilla nómina propia, para generarla automáticamente mes a mes.
- Enumerar las variables de la nómina en un documento Excel
Para facilitar la edición de las nóminas, se recomienda enumerar los distintos elementos de la retribución en una tabla preparatoria de la nómina, diseñada especialmente para tal efecto.
Para simplificar la edición y control de la nómina de una empresa, muchas veces se le ofrece una plantilla gratuita en Excel, la cual se puede descargar y personalizar según las propias necesidades:
- Descargar el modelo
Este modelo proporciona una alternativa ideal sobre todo para pequeñas empresas que desean gestionar la nómina de su negocio por sí mismas.
- Puntos de vigilancia con Excel para el cálculo de nómina
- Duplicado de información.
- Riesgo de errores por entrada manual de la información.
- Pérdida de tiempo ante la falta de automatización.
- Dificultad para llevar la trazabilidad de nóminas pasadas.
Para evitar lo anteriormente expuesto, lo mejor es contar con un programa de nóminas o un profesional en el área contable que guíe a través de las diferentes tasas de contribución a aplicar, según el estatus y los niveles salariales presentes en la empresa.
¿Cuál es el formato de la nómina?
La estructura de la nómina consta de:
- Datos identificativos de la empresa.
- Datos del trabajador.
- Periodo de liquidación.
- Percepciones.
- Deducciones.
- Bases de cotización.
- Líquido a percibir y
- Lugar de emisión, sello y firma de la empresa y del trabajador.