¿Perdiste el XML de una factura? No te preocupes, puedes recuperarlo fácilmente desde el portal del SAT. Te explicamos paso a paso cómo acceder con tu RFC, buscar por fechas o folio fiscal, y descargar los archivos que necesitas. También incluimos métodos alternativos para abrir y convertir XML.
Es todo un dolor de cabeza el perder una factura, bien sea que la misma sea de papel o electrónica ya que de igual forma se puede perder.
La tradicional factura de papel es fácil que se extravíe, traspapele o pierda, pues como son documentos que en las empresas pasan por varios departamentos, su pérdida es algo común.
Ahora una factura electrónica, a pesar de estar más resguardada, también puede perderse al borrarse el archivo que la contiene y son muchas las causas que pueden ocasionar esta situación tan estresante. La buena noticia es que una factura electrónica no desaparece (la tradicional de papel sí), ya que se pueden recuperar XML de una factura impresa, siguiendo algunas indicaciones que te daremos a continuación.
¿Qué es el XML de una factura?
El archivo XML de la factura electrónica, es un conjunto de datos estructurados de tal forma que todos en conjunto forman este documento tributario. Los mismos están especificados y organizados de tal modo que resultan legibles, para el intercambio de información entre las distintas plataformas informáticas que actúen en el proceso.
El XML (siglas en inglés que significan Extensible Markup Language), se traducen a: Lenguaje Extensible de Etiquetado; este es un lenguaje marcado que contiene información adicional acerca de la estructura del texto o su presentación, tales como por ejemplo: palabras, imágenes o alguna otra indicación del papel que desempeña dicho documento.
¿Cómo obtener el archivo XML de una factura electrónica?
Este es un proceso muy fácil de hacer, si se siguen los pasos detallados a continuación
- Acceder a la página del SAT: www.sat.gob.mx, ir al apartado “Consulta y recuperación de comprobantes”.
- Dar clic en “Iniciar”.
- Capturar el RFC y contraseña o acceder con e. Firma.
- Ahora se captura el Captcha para poder acceder.
A continuación, aparecerá un menú donde se debe seleccionar la opción deseada:
*Consultar Facturas Emitidas (para las facturas de ingresos u otras que se hayan emitido).
*Consultar Facturas Recibidas (seleccionar esta opción para recuperar los XML de gastos).
*Recuperar descargas de CFDI.
*Consultar solicitudes de cancelación.
- Al seleccionar la opción facturas recibidas, se pueden recuperar los archivos XML que se necesitan, bien sea capturando el folio fiscal o por fecha de emisión y/o RFC del emisor.
- Una vez seleccionado el filtro que más convenga, se le da en “Buscar CFDI” y aparecerán todos los archivos XML que correspondan a las características seleccionadas, únicamente se debe dar clic en el recuadro de acciones y posteriormente clic al icono descargar.
Importante
El portal del SAT tiene limitaciones importantes: solo muestra los primeros 500 CFDI en la consulta para descarga individual, aunque permite recuperar hasta 2,000 XML por día. Para solicitudes masivas, el tiempo máximo de procesamiento es de 48 horas y se tienen hasta tres días para recuperar los documentos.
Además, el SAT ofrece un servicio de descarga masiva que permite recuperar hasta 200,000 registros por petición a través de web service, y hasta un millón en metadata, sin límite en el número de solicitudes, siempre que no se descargue más de dos veces un XML.
¿Cómo se abre un archivo XML?
¡Puedes hacerlo desde tu PC con ayuda de Excel! Mira lo fácil que es:
- Abrir Excel.
- Seleccionar en el menú la pestaña “Archivo”.
- Elegir “Abrir”.
- Seleccionar el ícono llamado “Equipo”.
- Elegir el botón “Examinar” (el ícono es una carpeta).
- Buscar y abrir el archivo XML.
- Aparecerá una ventana, elegir la opción “Como tabla XML”.
- Si aparece una advertencia, leerla y dar clic en aceptar.
¿Cómo sacar el XML de una factura PDF?
¡Es muy fácil! Mira lo sencillo que es con solo descargar Adobe Acrobat en tu PC:
- Abrir con Adobe Acrobat el archivo PDF que se va a convertir.
- Dirigirse al menú “Archivo” y hacer click en “Guardar como”.
- Buscar la ubicación en la que se desea guardar el nuevo archivo.
- Seleccionar “XML” en el desplegable “Guardar como tipo”.
¿Por qué es tan importante el XML de la factura electrónica?
Para efectos fiscales, el archivo XML es lo más importante que contiene una factura, ya que es en él donde está contenida toda la información de las operaciones; que se llevan a cabo y que le interesan al SAT:
- El certificado de sello digital.
- La cadena original para comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI).
- Todas las claves que para cada elemento exige el SAT (tales como lo son: clave de unidad, de producto, código postal, forma de pago, etc), entre otras validaciones que la autoridad exige a los proveedores de certificación de CFDI.
Además de su importancia fiscal, la importancia del archivo XML radica en la seguridad que le da a la información que contiene, pues transita encriptada y no corre ningún riesgo de ser interceptada o alterada. De igual modo, se evitan fraudes fiscales o robos de identidad, fácilmente realizables en otros tipos de archivos, como el PDF.