Los comprobantes fiscales o recibos de nómina deben emitirse cuando se generan pagos por los actos o actividades que realicen los trabajadores de una empresa o negocio y estos pagos a su vez generan recibos de nómina por esos ingresos que perciben o bien por las retenciones de contribuciones que efectúan los trabajadores (personas físicas) y los patrones (personas morales), como contribuyentes.
El artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación (CFF), establece los requisitos que deben de contener los comprobantes fiscales, en relación con lo establecido en el artículo 29, fracción VI del citado código, dichos comprobantes deben de cumplir con las especificaciones que en materia de informática determine el Servicio de Administración tributaria (SAT), mediante reglas de carácter general.
En cuanto al timbrado de los recibos de nómina; esta acción es de suma importancia para que el SAT pueda hacerlos válidos. Es por esto que todo empresario debe darle la debida importancia al timbrado de los recibos de nómina.
¿Cómo hacer un timbrado de nómina?
Cada uno de los recibos de nómina debe ser procesado por el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), para poder darle validez a dicho documento. Las empresas solo cuentan con 3 días después de la fecha de pago para realizar el timbrado de sus recibos de nómina, de no ser así dicho gasto no podrá ser deducido en su declaración fiscal.
La importancia de esta acción radica en que se trata de un proceso para administrar una empresa de manera adecuada, ya que mantiene el negocio al día con la ley y evita problemas de multas o sanciones.
¿Cómo hacer un recibo de nómina sencillo?
Siempre que se tenga la información requerida, no es necesario gastar dinero en un software sofisticado o contratar a unterceropara crear los recibos de nómina.
En internet hay disponibles innumerables formatos y tutoriales para aprender a generar los recibos de nómina, se pueden obtener recibos de nómina personalizados, que son enviados por correo electrónico y que ya están listos para usarse, en cuestión de minutos de manera gratuita.
La información requerida son los datos de la empresa o de quien emite el recibo de nómina y los datos del trabajador o quien recibe el recibo de nómina. Estos datos deben ser correctos y completos para evitar ser sancionados por omisión o datos errados, en ambas partes.
¿Quién está obligado a timbrar la nómina?
Todos los empleadores o patrones de empresas o negocios en México, sean personas físicas o morales, deben timbrar cada uno de los recibos de nómina que generen y entreguen a sus trabajadores a través de un Proveedor Autorizado de Certificaciones (PAC) y deben cumplir los mismos requisitos de un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).
El Timbrado de Nómina para el recibo de nómina, fue aplicado a partir del 1° de enero del año 2014, y desde ese momento todos los empleadores o patrones empresariales quedaron obligados a expedir y a entregar recibos de nómina de los salarios y prestaciones, con las mismas características y requerimientos de un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).
¿Cuáles son los elementos de un Recibo de nómina?
- Nombre de la empresa.
- Domicilio fiscal de la empresa.
- Periodo trabajado.
- Nombre completo del trabajador.
- Clave Única de Registro de Población (CURP).
- Número asignado de Seguridad Social (NSS).
- Número de registro patronal.
- Número de empleado.
- Departamento.
- Puesto.
- Riesgo de Puesto.
- Periodicidad de Pago.
- Tipo de régimen laboral.
- Entidad Federativa.
- Percepciones.
- Deducciones.
- Forma de pago.
Timbrado de nomina
El Timbrado de Nómina es el proceso de notificación al Servicio de Administración Tributaria (SAT), de la información que contiene la nómina (todos los pagos efectuados por concepto de prestación de servicios, finiquitos y liquidación, etc) para así regular todos los pagos al Seguro Social y al Infonavit.
Al comprobar que la nómina está correcta, el SAT le entrega a la empresa un sello digital que confirma la certificación. Además al timbrar la empresa puede deducir la nómina como gasto y esto beneficia al negocio.
Desde que se comenzó a aplicar el timbrado en México, todos los empleadores deben timbrar cada una de las nóminas de sus trabajadores. El timbrado de nómina ha ayudado a comprobar efectivamente la legalidad de los empleados y su declaración anual, aumentado la rapidez de los procesos.
¿Se puede hacer un Timbrado de nómina gratis o es obligatorio adquirir alguna licencia?
- Existen ciertos requisitos que se deben cumplir, para poder realizar el timbrado, estos son:
- Cumplir con los requisitos sobre los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).
- Tener Firma Electrónica Avanzada (FIEL).
- Tramitar y registrar el Certificado del Sello Digital (CSD). Es importante revisar su vigencia.
- Contar con los servicios de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
El Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), es quien se encarga de validar los comprobantes fiscales y de otorgar los sellos oficiales del SAT (CSD). Para conseguir a un PAC se puede ingresar al sitio web del Servicio de Administración Tributaria (SAT): www.sat.gob.mx, para conocer la lista de los proveedores autorizados y así seleccionar alguno.
Un punto importante en este aspecto es que se puede utilizar un software para gestionar la nómina con la empresa indicada y ya se podrá contar con los servicios del PAC, esto facilitará el proceso así como reducir costos, pero esto no es obligatorio es más bien opcional.
El timbrado de nómina no es una elección, es una obligación por ley y lo mejor es estar al tanto de todos los requerimientos para cumplir con este proceso y así poder realizarlo correctamente en la empresa.