Lo primero que hay que hacer para registrar una empresa en Hacienda es darlo de alta en el SAT.
Para esto se debe definir el tipo de empresa que se va a registrar; dentro de las opciones para registrar una empresa están:
- Persona moral
- Persona física con actividad empresarial, sociedad anónima, sociedad civil y asociación civil.
Es importante aclarar que tanto la sociedad civil como la asociación civil; no son sociedades mercantiles, son organizaciones sin fines de lucro que no generan beneficios económicos, sino más bien sociales o comunitarios.
Pasos a seguir para el registro de una empresa
Dar de alta a una empresa es muy sencillo, los pasos a seguir son los siguientes:
- Lo primero es solicitar una cita en el SAT, esto puede hacerse a través de dos maneras: en la página de internet sat.gob.mx o por teléfono por el 01 800 463 6728.
- El trámite finaliza en cualquier oficina de Administración Local de Asistencia al Contribuyente en todo el país, más cercana al domicilio.
- Se puede pedir asesoría y decidir el régimen fiscal al cual pertenece la empresa; el cual puede ser como persona física con actividad empresarial o persona moral.
- También se puede inscribir la empresa ante el SAT a través del notario que realizó su constitución.
Documentos que son necesarios para el registro
- Clave Única del Registro de Población (CURP) o acta de nacimiento del representante legal
- Identificación oficial vigente, como por ejemplo: credencial para votar expedida por el INE, pasaporte, licencia de conducir, cédula profesional, credencial del INAPAM para personas adultas mayores
- Comprobante de domicilio fiscal
- Acta constitutiva de la empresa; este documento debe ser expedido por un notario público
Nota importante
En el caso de las personas morales que sean diferentes al título III de la Ley del Impuesto sobre la Renta, deben tener la clave de RFC válido por cada uno de los socios, accionistas o asociados dentro del acta constitutiva.
Si se da el caso de que el RFC válido de los socios, accionistas o asociados no se esté dentro del acta constitutiva, el representante legal debe presentar un escrito libre donde exprese las claves de RFC correspondientes.
Costo del trámite ante el SAT
Este trámite es totalmente gratuito y para realizarse solo es necesaria una sola cita, pero si ocurre algún error u omisión en los requisitos es posible que el tiempo de alta se extienda.
Dentro de los descuidos más comunes y frecuentes está:
- No haber definido el domicilio fiscal o no tener un correo electrónico.
Al finalizar el trámite se entrega un acuse de inscripción al Registro Federal de Contribuyente (RFC) y la guía de obligaciones fiscales.
Datos muy importantes
Una vez registrada la empresa con éxito y se tenga el RFC, se debe tramitar la Firma Electrónica (e- firma o FIEL) para poder generar un Certificado de Sello Digital (CSD).
Al tener todos estos documentos, se puede dar de alta ante un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) y así se podrán generar facturas electrónicas y además cumplir cabalmente con los deberes fiscales.
Otro aspecto relevante es mantener todos los datos de la empresa actualizados ante el SAT y presentar facturas por cada venta o compra que se realice.
También se deben registrar todas las ganancias y gastos anuales, ya que estos datos son fundamentales para determinar el valor de los impuestos y de las deducciones fiscales.
Recomendaciones para hacer un registro efectivo ante el SAT y Hacienda
- Confirmar que se tiene el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y la Clave Única de Registro de Población (CURP)
- Tramitar o actualizar el certificado de e-firma como persona física en una sede del SAT
- Definir con anticipación el régimen jurídico de la empresa; para lo cual existen en México, las siguientes formas de operar: mediante sociedades reconocidas por las leyes mexicanas, por ejemplo: Sociedad Civil (S.C.), Sociedad Anónima de Capital Variable (S.A. de C.V.) y Sociedad Anónima (S.A.)
- También se puede constituir una empresa en solo 24 horas, usando el régimen de Sociedad por Acciones Simplificadas (SAS), para lo cual no se necesita crear una escritura pública. Esta opción solo se aplica para los negocios nuevos y para aquellos con ingresos máximos hasta $5 millones de pesos anuales
- Solicitar una autorización para la denominación o razón social del negocio
- Hacer el registro de propiedad con un notario ante el Registro Público de la Propiedad y el Comercio, para inscribir a la empresa y los bienes inmuebles que la conforman, así como sus fines y metas comerciales
- Registrar las marcas de los productos y servicios
- Inscribir el negocio ante el IMSS y otros organismos, entre los más comunes están: la Secretaría de Salud, la Secretaría de Ecología y Medio Ambiente y ante las distintas delegaciones
- Adquirir el software básico de administración para lo cual se necesita una plataforma de facturación electrónica.
