Datos fiscales para facturar: ¿Qué son, dónde se sacan y cuáles necesito?

Cuando se empieza a facturar se tienen muchas dudas al respecto, pues suelen aparecer muchos conceptos nuevos que no son familiares por no conocerlos.

Siendo este el caso, lo mejor es aprender y entender cada uno de estos conceptos, además de cómo se deben aplicar en una factura, no nada más para empezar a facturar haciendo las cosas bien, sino también principalmente para evitar sanciones de las autoridades tributarias.

Requisitos para hacer una factura

Darse de alta en el SAT

Lo primero es darse de alta ante el SAT, para tener el permiso para facturar ya que es quien proporciona el RFC.

Obtener la e.firma

Para realizar la facturación electrónica es necesario contar con la e.firma. Esta es una firma electrónica que se le asigna a cada contribuyente  al darse de alta en el SAT. Si aún no se tiene es  recomendable ingresar a la página web del SAT: https://www.sat.gob.mx, para obtenerla.

Certificado de sello digital

Aquellos contribuyentes que se encuentran registrados como persona moral, requieren tener disponible el Certificado de Sello Digital (CSD), estos sellos son expedidos por el SAT. Además la función de este sello es sellar electrónicamente las facturas que se emitan, con esto se garantiza la originalidad de la factura.

Proveedor autorizado de certificación (PAC)

Es obligatorio enviar todas las facturas para validarlas con un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). En la página web oficial del SAT: https://www,sat.gob.mx, se pueden consultar cuáles son los PAC que esta autorizados por ellos y seleccionar cualquiera de estos, para que puedan ayudar al contribuyente a validar las facturas.

No hay que olvidar que si se pertenece al Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), se pueden emitir las facturas a través de la aplicación del SAT llamada “Cuentas”.

¿Qué son los datos fiscales?

Los datos fiscales se refieren a toda aquella información que sirve como identidad para una empresa o autónomo. Estos datos son los que se deben presentar ante clientes y proveedores, además de ser la acreditación ante Hacienda.

Los datos fiscales de un autónomo o empresa, están compuestos de los siguientes elementos:

• Nombre del autónomo o nombre fiscal de la empresa.
• Número de Identificación Fiscal o Código de Identificación Física (NIF/CIF).
• Domicilio fiscal.
• Código Postal.
• Población.
• Teléfono.
• Correo electrónico.

 Datos de facturación

A pesar de que se recomienda colocar el mayor número de información fiscal de la empresa o autónomo en una factura, únicamente son obligatorios los siguientes tres datos fiscales en una factura:

1. Nombre y apellidos del autónomo o nombre fiscal de la empresa.
2. CIF o NIF.
3. Domicilio o dirección fiscal.

Cuando se tiene que facturar a un cliente que es una empresa o un autónomo, se deben incluir los siguientes datos:

1. Nombre fiscal.
2. CIF.
3. Dirección fiscal.

Datos fiscales para facturar a una empresa

Si la información fiscal es para facturar a una empresa, como mínimo se deben añadir estos datos:

1. Nombre fiscal.
2. CIF.
3. Dirección fiscal.

Datos fiscales para un autónomo

En caso que se facture un autónomo, como mínimo se deben añadir estos datos:

1. Nombre fiscal.
2. NIF.
3. Dirección fiscal.

Elementos opcionales de una factura: Consejos

Es muy importante diferenciar entre la dirección de facturación y la dirección de envío, ya que la dirección de facturación es la que está conectada directamente con el pago, esto quiere decir que es la que se conecta con la tarjeta bancaria o la forma de pago.

Mientras que la dirección de envío, es aquella donde se hará el envío del o de los productos adquiridos.

Algunos consejos de elementos para incluir en la factura

1. Recordar añadir siempre la palabra Factura (0), en el encabezado de las facturas.
2. La numeración de la factura, es el elemento más importante entre los datos de facturación, ya que toda factura debe estar enumerada con una numeración correlativa.
3. Fecha de emisión, otro elemento esencial que toda factura debe llevar; además es obligatorio colocar este dato.
4. Datos fiscales del emisor y del receptor, son los que le dan a una factura la validez ante el SAT y los clientes.
5. Concepto es necesario (aunque no obligatorio), añadir de forma detallada todos los servicios o productos por los que se están facturando.
6. Base imponible o importe del producto (sin impuestos ni descuentos), o sea es la cantidad sobre la que se calculan esos impuestos. Toda transacción económica, está sometida a tipos impositivos, en este caso el IVA y el IRPF.
7. El tipo impositivo, son los impuestos que se aplican por cada uno de los conceptos de la factura. Siendo que para cada uno de ellos, se tiene que especificar el tipo de IVA, que se aplica así como el porcentaje de retención IRPF (si corresponde).
8. Importe total o coste real de la factura, es el precio que se paga o que pagará el cliente por el producto o servicio prestado.
9. Información del registro mercantil, es la información que aparece en el Registro Mercantil de las empresas únicamente es obligatoria para las empresas:
10. El CIF o NIF.
11. El objeto y razón social.
12. Denominación.
13. Lugar en la Clasificación Nacional de Actividades Económicas (CNAE).
14. Representación social de la empresa.
15. Capital social aportado por la empresa.
16. Depósitos de las cuentas.
17. Fecha de vencimiento es obligatoria.
18. Forma de pago, marcar un método de pago o de cobro en una factura, es una información valiosa sobre cómo se puede realizar el pago o cobro de la misma.
19. Descuentos, añadir una reducción del importe de venta al público (en un caso concreto) y hacerlo constar en la factura al igual que los impuestos, se deben aplicar a la base imponible.
20. Observaciones, siempre se tiene la oportunidad de escribir alguna observación o nota aparte.

¿Qué datos pedir para facturar?

En el caso de una empresa, los datos fiscales necesarios para facturar, son:

• Nombre fiscal.
• CIF.
• Dirección fiscal.

Si se trata de los datos fiscales para facturar a un autónomo, los mismos son:

• Nombre fiscal.
• NIF.
• Dirección fiscal.

¿Cómo obtener mis datos fiscales para facturar?

En el caso de querer conocer cuáles son los datos fiscales, es preciso acceder a la página o sitio web oficial del ente tributaria, en este caso del SAT: https://www.sat.gob.mx  y acceder al área personal para poder verlos, ya que es información confidencial.

¿Qué datos se necesita para facturar persona física?

En caso de ser persona física, para facturar se debe añadir la información fiscal, como mínimo los siguientes datos:

• Nombre fiscal.
• NIF.
• Dirección fiscal.