Nota de cargo SAT: ¿qué es y cómo se hace?
Las notas de cargo SAT son documentos contables que notifican cargos adicionales a facturas previamente emitidas, útiles para fletes, moras o cheques devueltos. Conoce los requisitos del Código Fiscal de la Federación, pasos para crearlas correctamente y cuándo utilizarlas en tus operaciones comerciales.
¿Qué es una nota de cargo?
Una nota de cargo, es un documento de carácter contable cuyo uso es interno. Con este documento se puede notificar o informar a cualquier cliente de una empresa, que existe un cargo adicional en el valor total previamente pactado o facturado.
También las notas de cargo, son documentos legales que tienen como finalidad adicionar el monto reflejado en la factura que ha sido emitida. A las notas de cargo, popularmente se les conoce como “Nota de débito”.
¿En qué situaciones se puede recurrir a la nota de cargo?
Se puede recurrir a estas notificaciones en los casos específicos, tales como:
- Cheque devuelto.
- Por concepto de fletes.
- Diferencias en recepciones.
- Moras generadas.
- Intereses.
¿Cómo realizar una nota de cargo?
Cuando se emite una nota de cargo, lo más importante es cumplir con ciertos puntos, así como seguir el procedimiento regional y estatal, según donde se emita para que pueda ser válida.
Las notas de cargo deben contener:
- Número de la nota de cargo.
- Fecha de emisión.
- Forma de pago.
- Nombre del cliente.
- Número de la factura de referencia.
Adicionalmente, a estos datos generales, se deben colocar los datos de los productos que están involucrados, tales como:
- Código del producto.
- Descripción del producto.
- Cantidad.
- Precio de venta o ajuste del mismo.
- Monto (cantidad x precio de venta).
Por último, la nota de cargo debe incluir los datos adicionales en cuestión, del monto final cargado en el documento:
- Suma total de los montos de los productos.
- Monto del IVA.
- Monto final de la nota de cargo.
- Sello y firma.
- Observaciones generales (opcional).
¿Cuáles son los requisitos establecidos en el Código Fiscal de la Federación?
Desde enero 2023 es obligatorio el uso del CFDI 4.0 para todos los comprobantes fiscales, incluyendo notas de cargo. Los requisitos actuales incluyen:
- Datos fiscales exactos del emisor y receptor según RFC.
- Régimen fiscal del receptor.
- Uso del CFDI específico.
- Formato XML con estructura técnica del SAT.
- Firma digital con Certificado de Sello Digital (CSD).
- Validación a través del sistema del SAT.
