¿Cómo obtener el archivo XML de una factura electrónica?

Es todo un dolor de cabeza el perder una factura, bien sea que la misma sea de papel o electrónica ya que de igual forma se puede perder. La tradicional factura de papel es fácil que se extravíe, traspapele o pierda, pues como son documentos que en las empresas pasan por varios departamentos, su pérdida es algo común.

Ahora una factura electrónica a pesar de estar más resguardada, también puede perderse al borrarse el archivo que la contiene y son muchas las causas que pueden ocasionar esta situación tan estresante. La buena noticia es que una factura electrónica no desaparece (la tradicional de papel sí), ya que se pueden recuperar los archivos XML, siguiendo algunas indicaciones que son sencillas.

¿Cómo obtener el archivo XML de una factura electrónica?

¿Qué es el XML de la factura electrónica?

El archivo XML de la factura electrónica, es un conjunto de datos estructurados de tal forma que todos en conjunto forman este documento tributario. Los mismos están especificados y organizados de tal modo que resultan legibles, para el intercambio de información entre las distintas plataformas informáticas que actúen en el proceso.

El XML (siglas en inglés que significan Extensible Markup Language), se traducen a: Lenguaje Extensible de Etiquetado; este es un lenguaje marcado que contiene información adicional acerca de la estructura del texto o su presentación, tales como por ejemplo: palabras, imágenes o alguna otra indicación del papel que desempeña dicha documento.

¿Cómo obtener el archivo XML de una factura electrónica?

Obtener un archivo XML, es muy fácil siguiendo los pasos a continuación:

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    Acceder a la página del SAT: www.sat.gob.mx, e ir al apartado “Consulta y recuperación de comprobantes”.

  • Dar click en “Iniciar”.
  • Capturar RFC y contraseña o acceder con e. Firma.
  • Capturar el Captcha y acceder. A continuación, aparecerá un menú donde se debe seleccionar la opción deseada.
  • Consultar Facturas Emitidas (para facturas de ingresos u otras que se hayan emitido).
  • Consultar Facturas Recibidas (seleccionar esta opción para recuperar los XML de gastos).
  • Recuperar Descargas de CFDI.
  • Consultar Solicitudes de Cancelación.
¿Cómo obtener el archivo XML de una factura electrónica?

Al seleccionar la opción facturas recibidas, se pueden recuperar los archivos XML que se necesitan, ya sea capturando el folio fiscal o por fecha de emisión y/o RFC del emisor.

Cuando se ha seleccionado el filtro que más conviene, se da Buscar CFDI y aparecerán todos los archivos XML, (correspondientes a las características seleccionadas), únicamente se debe dar click en el recuadro de acciones y posteriormente click al icono descargar.

El servicio permite la recuperación (tanto como emisor como receptor) de hasta de 2,000 archivos XML de facturas por día, no obstante existen aplicativos que además de ofrecer el servicio de descarga, permite la validación del archivos XML y generan reportes. Con las nuevas herramientas digitales, es mucho más fácil llevar un control de los archivos XML recibidos y emitidos; para así  cumplir adecuadamente con las obligaciones fiscales.

¿Cómo se abre un archivo XML?

  1. Hacer click en Archivo > Abrir.
  2. En el cuadro de diálogo Abrir, hacer click en la unidad, carpeta o ubicación de Internet que tiene el archivo que se desea abrir.
  3. Seleccionar el archivo y hacer click en Abrir.

Otra forma de abrir un archivo XLM, es la siguiente:   

  1. Hacer click con el botón derecho del mouse sobre el archivo XML.
  2. Seleccionar “Abrir con” y pulsar el programa predeterminado Block de notas (también sirve otros como Word Pad).
  3. Automáticamente, se abrirá el archivo y aparecerá la información que contiene.
¿Cómo obtener el archivo XML de una factura electrónica?

¿Qué es un archivo XML? Ejemplos

El archivo XML es un conjunto de datos estructurados, que conforman el documento tributario (factura electrónica), los datos están especificados y organizados de tal modo que resulten legibles, para el intercambio de información entre las distintas plataformas informáticas que actúan en el proceso.

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También un archivo XML o Lenguaje de Marcas Extensibles, (Extensible Markup Language), que realmente es un meta-lenguaje, por lo reglamentario son archivos XML que contienen información de cualquier tipo, ya sea información sensible o información de cualquier ámbito.

A continuación, un ejemplo de un archivo XLM:

<?xml version=”1.0″ encoding=”UTF-7″ ?>

<album>

        <autor>SABINA Y CIA Nos sobran los motivos</autor>

         <titulo>Joaquín Sabina</titulo>     

        <formato>MP3</formato>

         <localizacion>Varios CD5 </localizacion>

</album>

¿Cómo convertir factura pdf a XML?

  1. Abrir con Adobe Acrobat el archivo PDF que se va a convertir.
  2. Dirigirse al menú “Archivo” y hacer click en “Guardar como”.
  3. Buscar la ubicación en la que se desea guardar el nuevo archivo.
  4. Seleccionar “XML” en el desplegable “Guardar como tipo”.

¿Por qué es tan importante el XML de la factura electrónica?

Para efectos fiscales el archivo XML es lo más importante que contiene una factura, ya que es en él donde está contenida toda la información de las operaciones; que se llevan a cabo y que le interesan al SAT.

Esto ya que se incluye entre otras:

  1. El certificado de sello digital.
  2. La cadena original para comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI).
  3. Todas las claves que para cada elemento exige el SAT (tales como lo son: clave de unidad, de producto, código postal, forma de pago, etc), entre otras validaciones que la autoridad exige a los proveedores de certificación de CFDI.

Además de su importancia fiscal, la importancia del archivo XML radica en la seguridad que le da a la información que contiene, pues transita encriptada y no corre ningún riesgo de ser interceptada o alterada. De igual modo, se evitan fraudes fiscales o robos de identidad, fácilmente realizables en otros tipos de archivos, como el PDF.

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Por lo anteriormente expuesto, es aconsejable que siempre que se adquiera un producto o servicio, exigir a los proveedores que además de la representación impresa o en PDF, entreguen o envíen por correo electrónico el archivo XML; el cual adicionalmente si se está obligado de acuerdo al régimen de tributación, se debe incorporar a la contabilidad electrónica.

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