Facturador electrónico: ¿Qué es, para qué sirve y cómo se usa?

Un facturador electrónico es una herramienta digital, que tiene como función encargarse de la emisión de los CFDI que son necesarios entregar a los clientes, por la venta de productos o la prestación de servicios.

Un buen facturador electrónico es aquel que facilita el trabajo de facturación enormemente, sobre todo cuando al fin de mes puede verse y tener todas las facturas en orden evitando así mayores complicaciones.

Facturador electrónico: ¿Qué es, para qué sirve y cómo se usa?

La importancia de facturar se establece cuando se emite un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), ya que este es el único comprobante que puede confirmar ante la autoridad fiscal (SAT), que se ha vendido un producto o prestado un servicio, el cual se ha facturado correctamente.

¿Qué es una factura electrónica?

La factura electrónica se puede descifrar como la evolución de la factura tradicional, ya que para efectos legales tiene la misma validez que la factura en papel. Actualmente la factura electrónica se empleada de forma obligatoria u optativa, en distintos países alrededor del mundo.

No obstante, se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva únicamente de manera electrónica, lo que representa mayores ventajas. Tributariamente se conceptúa como un soporte de transacciones de venta de bienes y/o servicios. Además una factura electrónica también puede describirse como un documento digital de índole fiscal, cuyo origen se da dentro de las legislaciones latinoamericanas que surgieron; entre los años 2000 a 2005.

¿Qué es un PAC?

Según lo explica el Servicio de Administración Tributaria (SAT), un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), viene a ser aquella persona moral que cuenta con la autorización del SAT, para validar los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), mismos que son generados por los contribuyentes al facturar; además son quienes asignan el folio e incorporan el sello digital.

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Los requisitos exigidos para obtener la autorización y ser un PAC, son los siguientes:

Facturador electrónico: ¿Qué es, para qué sirve y cómo se usa?
  • Presentar un escrito libre manifestando la intención de ser PAC de comprobantes por Internet.
  • Estar al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.
  • Contar con certificado de la Fiel.
  • Contar con la capacidad tecnológica y de infraestructura para prestar el servicio de certificación del CFDI.
  • Demostrar que cumple con la matriz de control.
  • Entregar planes de contingencia para garantizar la operación y respaldo de información de los CFDI.
  • Presentar copia de la aplicación que utilice para certificar el CFDI, así como sus mejoras.
  • Entregar copia de una aplicación informática para la generación y expedición del CFDI.
  • Validar y certificar de manera gratuita los CFDI que generen los contribuyentes.
  • Salvaguardar la confidencialidad de todos los datos proporcionados por los contribuyentes.

¿A qué se dedican los Proveedores Autorizados?

El trabajo que realizan los PAC es muy diverso, ellos tienen la responsabilidad de revisar la integración del archivo XML.

Lo que quiere decir que tienen que verificar que se cumplan los requisitos tecnológicos que el SAT requiere. También son los PAC quienes deben enviar a la Autoridad Fiscal (SAT), una copia de los CFDI que validan a sus clientes, esto se debe realizar una vez que el PAC ha hecho las pruebas y las verificaciones necesarias, timbrando el archivo para que posteriormente se pueda convertir en una factura oficial.

Así como es también un requerimiento: asignar un folio fiscal e incluir un sello digital del SAT. Para quienes no saben cómo elegir un PAC o que se debe checar y saber antes de contratar sus servicios, es preciso asegurarse de que el PAC cumpla con lo siguiente:

Facturador electrónico: ¿Qué es, para qué sirve y cómo se usa?
  • Es de suma importancia que verifiques si está Autorizado por el SAT.
  • Todos los PAC cuentan con un distintivo oficial, así que se debe asegurar que el nombre comercial de la empresa y razón social cumplan con lo publicado. La mayoría de las veces, los PAC tienen en sus páginas oficiales web, alguna imagen con el número de autorización asignado.
  • Es necesario firmar un contrato de prestación de servicios con el PAC. En el mismo se debe incluir información, tal como: los servicios por los cuales lo están contratando.
  • El SAT recomienda estipular claramente que los servicios se prestan al amparo de un contrato, incluyendo detalladamente las responsabilidades de ambas partes.

Si se desea adquirir los servicios de un PAC, una buena recomendación es Edifact, pues ellos cuentan con la Autorización del SAT Nº 55822, además ellos tienen amplia experiencia en el desarrollo, comercialización e implementación de soluciones de Facturación Electrónica y ofrecen una amplia variedad de soluciones y herramientas, que cuentan con sistemas más completos; con ellos ya se puede timbrar en CFDI 4.0.

Facturador del SAT vs Facturador de paga

Los primeros obstáculos que se deben vencer en materia de facturación, son: el primero es cultural y el segundo operativo. Hablando sobre el aspecto cultural es preciso contemplar y aceptar que se tienen algunas limitantes de tiempo y de conocimiento; ya que en muchas empresas muchas veces motivado a que los recursos son limitados (sobre todo en empresas pequeñas o medianas) es el dueño  patrón quien termina encargándose de las finanzas, facturación y de la contabilidad, aunque en ciertas ocasiones no se esté preparado para ello.

En el este aspecto resulta crucial la educación e información previa que se obtenga, para así  tener claras y presentes las opciones y obligaciones a las que habrá que hacer frente. Sobre el obstáculo operativo hay que asegurarse de contar con la infraestructura adecuada, para evitar que el manejo de facturas consuma mucho más tiempo de lo realmente necesario.

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Esto quiere decir que lo ideal es buscar un facturador electrónico, que realmente ayude a cumplir con todo lo necesario, pues considerar un aspecto no basta.

El facturador del SAT resulta bastante útil para miles de contribuyentes que cuentan con tiempo (y mucha paciencia), para hacer sus facturas, pero cuando se requieren hacer varios CFDI y el lapso de tiempo es breve; esto resulta sumamente abrumador ya que se deben invertir muchísimas horas.

Siendo que la gran desventaja que presenta el facturador electrónico del SAT a la hora de hacer un CFDI, es que sus procesos no están automatizados, por lo que sí se comete algún error (o varios) es algo relativa y frecuentemente sencillo.

Facturador electrónico: ¿Qué es, para qué sirve y cómo se usa?

Un ejemplo de lo anterior comentado, es que se tienen que capturar manualmente los impuestos por lo que se tiene que estar súper concentrado a la hora de ponerse a emitir todas las facturas y a hacer los cálculos correspondientes.

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