¿Cómo cancelar una factura electrónica?

Para cancelar una factura electrónica el contribuyente debe solicitar la autorización de la empresa o persona que ha emitido la factura para que sea válida la anulación de la misma.

Hasta el año 2017 cualquier usuario podía cancelar cualquier factura solicitada sin que el proceso fuera tan complicado.

Pero a partir de noviembre de 2018 esto cambió debido a que el SAT (Servicio de Administración Tributaria) actualizó los requisitos para facilitar este trámite.

En algunos casos para poder hacer la cancelación de una factura no es posible sin la autorización de la empresa o persona que la haya emitido.

Los especialistas en temas fiscales explican que lo que sucedía en el pasado es que el proceso de cancelación era muy simple y cualquier contribuyente podía hacerlo en cualquier momento sin contemplar que esa acción afectaba (en términos contables) a algunos establecimientos que usaban las facturas físicas para contabilizar y hacer sus deducciones.

¿Cuáles son las desventajas de cancelar una factura electrónica?

Según lo indican los expertos en temas tributarios una factura emitida no se debe eliminar, pero si cancelar o modificar para lo cual es necesario emitir una nota de crédito o una factura rectificativa.

Aunque con un programa de facturación se puede eliminar una factura, es conviene tener presente que la legislación fiscal no permite ese procedimiento.

Si se ha emitido una factura y se ha colocado algún dato equivocado o se omitió; lo conveniente legalmente es que se solicite autorización para hacer una nota de crédito o una factura rectificativa.

Desventajas

1. El contribuyente puede hacer la cancelación de manera unilateral sin autorización: solo si el monto no excede de 5,000 pesos y si se realiza en las primeras 72 horas de la emisión. Además la factura debe haber sido emitida bajo el aplicativo de “Factura Fácil” o haberse emitido a una persona que pertenece al Régimen de Incorporación Fiscal
2. Si no cumple con el punto anterior debe contar con el permiso de la parte emisora
3. Todo el proceso representa un trámite muy engorroso y para muchos contribuyentes es molesto y complicado
4. Retrasa mucho el trámite y el contribuyente pierde tiempo
5. No hay un plazo definido para la cancelación

¿En cuales casos se debe cancelar una factura electrónica?

A continuación se detallan los casos más comunes por los que se puede cancelar una factura electrónica:

1. Errores en datos fiscales tales como: RFC, domicilio, nombre o razón social
2. Error en formas o métodos de pago (contado, parcialidad, efectivo, transferencia)
3. Omitir los 4 últimos dígitos (no obligatorio)
4. Error en los montos a facturar (más o menos)
5. Falta de pago de la Factura Electrónica (principal motivo de cancelación)
6. Productos y Servicios (error en el concepto o nombre)
7. Impuestos aplicables
8. Condiciones de pago diferentes a lo acordado

Paso a paso para cancelar una factura

1. En primer lugar el emisor debe hacer la solicitud de cancelación mediante el ingreso al portal del SAT o con un servicio de proveedor de certificación.
2. El receptor recibirá un mensaje en su Buzón Tributario donde se le informa de la solicitud de cancelación. En el portal del SAT se puede ingresar al apartado “Cancela y recupera tus facturas”
3. El receptor debe responder dentro de los siguientes tres días hábiles; la aceptación o rechazo de dicha solicitud. Si no emite respuesta en este periodo, se considerará como aceptada y la factura se cancelará
4. En los casos en los que la solicitud de cancelación no requiera ser aceptada por parte del receptor, la factura se cancelará de manera inmediata

En el apartado “Nuevo esquema de cancelación” de la página oficial del SAT hay  más información importante y detallada si se es emisor o receptor de facturas.

Sustitución del folio fiscal

En ciertos casos las cancelaciones se deben a cuestiones de errores en los datos personales por parte de quien solicito la factura, estos datos pueden ser: RFC o nombres erróneos, que solo necesitan ser cambiados o modificados.

Otro error muy común por el que se pide cancelar este tipo de comprobantes; es poner mal el RFC y por lo tanto se está facturando a una persona que no es el cliente que solicitó la factura.

El nuevo proceso de cancelación genera un mejor balance entre las responsabilidades de los contribuyentes por lo que se evita que dicho procedimiento se realice de manera vertical.

La autoridad fiscal promueve que el emisor de la factura se vuelva parte de una decisión en la que antes no era considerado.