¿Cómo se hace una factura?

Las facturas son documentos fiscales que sirven como comprobantes tanto de las compras como de las ventas.

Actualmente hay dos formas de factura: en papel y electrónica. En ambos estilos este comprobante tiene soporte legal si cumple con todas las reglamentaciones exigidas.

Elaborar una factura es muy sencillo pero es importante que la misma esté debidamente elaborada sin emitir ningún dato.

Pasos para hacer una factura en el SAT

Siguiendo estos sencillos pasos se elabora una factura en el SAT vía electrónica con todos los datos exigidos por el organismo tributario:

1. Dar clic en el botón “Ejecutar en línea”
2. Capturar RFC, la contraseña y capturar el captcha
3. Dar clic en el botón “Enviar”
4. Aceptar los términos y condiciones
5. Configurar el formulario de la “Administración de Catálogos”
6. Configurar todos los datos del emisor
7. Registrar a los clientes frecuentes
8. Generar la factura
9. Sellar la factura electrónicamente
10. Guardar el archivo XML en un lugar seguro (PC, pendrive, disco duro, etc)
11. Descargar la representación impresa

¿Para qué sirve una factura?

Una factura es un documento que avala las compras-ventas o el préstamo de un servicio específico y no solo sirve para amparar a ambas partes (comprador-vendedor) dando fe de que la transacción se llevó a cabo de forma legal, sino que también permite al contribuyente comprobar sus ingresos y egresos.

Otro buen uso de una factura es que es un documento clave en la declaración de impuestos, ya que a través de ella el SAT puede reembolsar los impuestos correspondientes a los contribuyentes.

¿Quiénes deben facturar?

Todas las personas que adquieran:

• Bienes
• Disfruten del uso o goce temporal de bienes
• Reciban servicios o
• Aquellas personas a las que les hubieren retenido contribuciones deben solicitar el comprobante fiscal digital por Internet respectivamente, según lo señala el Código Fiscal de la Federación.

Conforme al artículo 29 del Código Fiscal de la Federación:

“Todos los contribuyentes están obligados a emitir Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet (Factura Electrónica)”.

Al facturar electrónicamente ¿se pueden hacer deducciones en los impuestos?

Sí, cuando se emiten facturas electrónicas se pueden deducir los gastos efectuados, pero se debe consultar:

• Su autenticidad en la página del SAT
• Que el número de folio que ampara el comprobante fiscal digital fue autorizado al emisor y
• Si el certificado que ampara el sello digital se encontraba vigente y registrado al momento de la emisión

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Ventajas de usar una factura electrónica vs factura física

Dentro de las ventajas y beneficios que se obtienen de la facturación electrónica no sólo está el beneficio a nivel de costes, sino además a nivel organizativo ya que la factura electrónica tiene importantes beneficios sobre la factura tradicional.

Entre otros se pueden citar:

1. La principal ventaja de este método se refleja en el coste que tiene cada factura generada en papel; ya que un coste por cada factura emitida y enviada es muy alto si se toman en cuenta los costes de: impresión, papel y envío al destinatario, mientras que en la factura electrónica el coste total se reduce notablemente
2. Reducción de tiempos de ejecución y la eliminación de tareas en los procesos de gestión de facturas (emisión, recepción, gestión de rechazos, etc.)
3. Una mayor integración de la información
4. Un menor número de errores producto del factor humano
5. Mayor seguridad al generar las facturas debido a que no sólo se pueden escanear, sino que es más complicado que se pierdan en el envío, como suele ocurrir con las facturas tradicionales
6. No pueden ser modificadas sin notificar al emisor, en el caso de una modificación posterior a la elaboración de la factura electrónica supone la invalidación de la misma
7. Mejora de la productividad
8. Ahorro notable para esas empresas que adoptan el uso de la factura electrónica ya que lógicamente a mayor volumen de facturas emitidas la empresa obtendrá un mayor ahorro
9. Otra ventaja es en la obligación que tienen las empresas que facturan a la administración el uso de la factura electrónica, ya que les otorga una agilización a la hora de cobrar de la propia administración
10. Al usar la factura electrónica una empresa puede percibir un ahorro de más de 250.000 horas de trabajo anual

La tecnología debe tomarse como una gran herramienta de uso positivo cuando aporta muchas ventajas sobre un método tradicional (como ocurre en el caso de las facturas) y el método electrónico demuestra con hechos que esto es así.